Koszty utrzymania samochodu w firmie

Samochód w firmie to nie tylko wygoda i element wizerunku, ale przede wszystkim stały koszt, który warto dobrze policzyć. Wielu przedsiębiorców koncentruje się na cenie paliwa, tymczasem na utrzymanie auta składa się znacznie więcej pozycji – od finansowania, przez serwis, po ubezpieczenia i opłaty drogowe. Dobrze zaplanowany budżet pozwala uniknąć zaskoczeń i świadomie zdecydować, czy firmie bardziej opłaca się zakup, leasing czy wynajem pojazdu - pisze Patryk Kraszewski, p.o. dyrektora Departamentu Finansowania i Wynajmu Pojazdów w mLeasing.

Do podstawowych kosztów eksploatacji należą wydatki na paliwo, regularne wizyty w warsztacie oraz przeglądy techniczne. Tankowanie to pozycja oczywista, ale trudna do przewidzenia ze względu na zmienne ceny paliw. W kosztach utrzymania trzeba uwzględnić także bieżące naprawy, wymianę opon, oleju, filtrów czy klocków hamulcowych. W określonym przebiegu pojawią się również większe wydatki, jak wymiana rozrządu. Kolejnym obowiązkowym kosztem są przeglądy rejestracyjne – w przypadku starszych aut co roku, dla nowych po 3 i 5 latach od zakupu.

Osobną kategorią są koszty finansowania samochodu. Rata kredytu, opłata leasingowa czy miesięczny abonament za wynajem w praktyce stają się elementem stałych wydatków firmy. Trzeba pamiętać, że część tych opłat może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, co wpływa na podatek dochodowy, ale szczegółowe zasady zależą od formy finansowania i aktualnych przepisów. Dlatego przy porównywaniu ofert warto brać pod uwagę nie tylko wysokość raty, lecz także konsekwencje podatkowe.

Istotną pozycją w rocznym budżecie są ubezpieczenia. Obowiązkowe OC jest wymagane zawsze, a w przypadku nowszych aut często dochodzi autocasco. Według danych z raportów rynkowych przeciętna składka OC w Polsce wynosi kilkaset złotych rocznie, ale ostateczna cena zależy m.in. od wieku i rodzaju pojazdu, historii szkód oraz miejsca użytkowania. Ponadto kompleksowy pakiet Assistance może zapewnić szybką, całodobową pomoc i organizację niezbędnych usług w razie awarii, dzięki czemu przedsiębiorca może utrzymać mobilność bez zakłóceń w pracy. Firmy posiadające kilka aut mogą skorzystać z polis flotowych, co ułatwia zarządzanie terminami i czasem obniża koszt jednostkowy.

Do kosztów utrzymania samochodu dochodzą również wydatki dodatkowe: opłaty za autostrady i winiety, ubezpieczenia Assistance, okresowe doposażenie (np. gaśnica, hak holowniczy), a także dbanie o wygląd auta – myjnie, kosmetyka wnętrza. Choć pojedynczo są to niewielkie kwoty, w skali roku mogą złożyć się na zauważalną sumę.

Przykładowe wyliczenia Instytutu Badań Rynku Motoryzacyjnego Samar z 2023 roku pokazują skalę kosztów. Dla nowego samochodu o wartości ok. 167 tys. zł, przy założeniu rocznego przebiegu 15 tys. km i pełnego pakietu ubezpieczeń, roczne wydatki oszacowano na ok. 43,7 tys. zł. Oznacza to, że miesięczne utrzymanie auta może przekraczać 3,5 tys. zł. Inne analizy wskazują niższe kwoty, rzędu 2 tys. zł miesięcznie – różnice wynikają z wyboru modelu, formy finansowania, sposobu użytkowania i polityki serwisowej.

Jak ograniczyć koszty? W praktyce pomaga wybór popularnych, oszczędnych modeli z łatwo dostępnymi częściami, przemyślana polityka ubezpieczeniowa (np. negocjacje warunków dla kilku aut), stała współpraca z jednym, zaufanym serwisem oraz optymalizacja tras i wykorzystania pojazdów. Świadome podejście do wszystkich składowych kosztu – a nie tylko do ceny paliwa – pozwala lepiej zaplanować firmowy budżet i dobrać sposób korzystania z samochodów do realnych potrzeb przedsiębiorstwa.

A skoro wspominamy o ograniczeniu kosztów, to nie sposób przemilczeć usługę wynajmu długoterminowego, który zyskuje na popularności jako nowoczesna i przewidywalna forma użytkowania samochodów firmowych. Zapewnia stałą miesięczną opłatę, która obejmuje wszystkie kluczowe elementy eksploatacji – od serwisu, ubezpieczenia i opon, po Assistance i pełną obsługę administracyjną. Dzięki temu przedsiębiorca unika nieprzewidzianych kosztów i może skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast angażować się w zarządzanie flotą. To rozwiązanie szczególnie cenione przez firmy, które stawiają na efektywność, przejrzystość kosztów i komfort użytkowania.