Pracujemy nad cyfrowym standardem faktury – digitalizacja procesu zakupu przedmiotu

Na początku XXI wieku firmy z branży FMCG mierzyły się z obsługą setek tysięcy zamówień rocznie, złożonych z wielu pozycji każda. Faktury do zamówień były rozliczane przez liczne zespoły, które porównywały faktury, z zamówieniami wygenerowanymi z systemów sieci handlowych. Średnio co trzeci dokument zawierał błędy, co wiązało się z koniecznością wyjaśniania rozbieżności. Te problemy zostały rozwiązane przy pomocy elektronicznej faktury, o wspólnym standardzie dla całego sektora.

Opisywany we wstępie proces wydłużał czas dostarczenia produktu do klienta. Firmy w wyznaczonym czasie nie były w stanie przekazać klientowi towaru, co skutkowało wysokimi kosztami transakcyjnymi i utratą możliwych wpływów.

Problemy z obsługą zamówień i powiązanych z nimi fakturami, dotyczą także zamówień publicznych. Aby w pełni rozliczyć tego typu inwestycje należy zgromadzić wiele informacji o nabywanych przedmiotach czy materiałach. Pełne specyfikacje często znajdują się w systemach informatycznych dostawców. Pomimo, że dane zgłaszane do przetargów bywają podobne, to każdy z dostawców ma własny standard prezentacji. Brak standardów znacząco wydłuża obsługę zamówień, co zwiększa koszty i ogranicza skalę możliwych inwestycji.

Te przykłady wskazują na rzeczywiste problemy podmiotów, które zmagały się z wysokimi kosztami obsługi zamówień i coraz wyższymi oczekiwaniami, dotyczącymi czasu dostarczenia finalnego produktu.

Rozwiązaniem tych problemów jest digitalizacja procesu zamówienia produktów i usług. Cyfryzacja jest możliwa dzięki zbudowaniu branżowego formatu faktury ustrukturyzowanej. Gwarancję uniwersalności tych rozwiązań stanowią standardy GS1 EANCOM/EDIFACT i zgodność z wytycznymi PEPPOL bis3.0 i CEFACT. Zastosowanie tych formatów pozwala na ustandaryzowanie pełnego zakresu danych potrzebnych do zakupu przedmiotu. Dane z zamówienia są podstawą do automatycznego wygenerowania niezbędnej faktury sprzedaży.

Dzisiaj tą wyznaczoną ścieżką digitalizacji i optymalizacji procesów, podąża branża leasingowa. Firmy zrzeszone w Związku Polskiego Leasingu rozpoczynają właśnie prace nad formatem faktury ustrukturyzowanej, standaryzującej model przesyłania - pomiędzy systemami - pełnego zakresu danych, które są potrzebne do nabycia i rejestracji przedmiotów na potrzeby umów leasingowych. Jest to kluczowy krok do cyfryzacji procesu zakupu przedmiotów.

Partnerem budowy rozszerzonego formatu faktury ustrukturyzowanej jest firma Infinite, która w 2018 roku wygrała przetarg zorganizowany przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Dotyczył on stworzenia platformy elektronicznego dokumentowania procesu realizacji dostaw publicznych przez zamawiających i wykonawców. Firma Infinite była też partnerem branży FMCG, podczas wprowadzania branżowego formatu faktury ustrukturyzowanej. Format ten stał się podstawą do digitalizacji zamówień w tym sektorze rynku. Portal Infinite, który korzysta z ustrukturyzowanej faktury, w 2018 roku pozwolił na wymianę 2,5 mln dokumentów pomiędzy partnerami biznesowymi. Digitalizacja zamówień w branży FMCG wpłynęła zaś na redukcję błędów w zamówieniach z ponad 40%, do zaledwie 2%. Te przykłady wyraźnie pokazują, że faktura ustrukturyzowana i digitalizacja zamówień wpływają na ograniczenie błędów w zakresie zamówień, bezpieczeństwo wymiany danych, szybsze dostarczenie produktu do klienta i zmniejszenie kosztów operacyjnych.

Maciej Zacharski,

Lider Grupy ds. Digitalizacji Związku Polskiego Leasingu